Hoy os traemos una selección de los mejores programas de administración de fincas. Entre las numerosas gestiones a realizar por un administrador, quizás la contabilidad es una de las tareas que mayor esfuerzo y rigurosidad requiere. Además también hay que encargarse de la gestión de proveedores y la resolución de incidencias entre otras cosas y para ello podemos apoyarnos en softwares que nos faciliten el trabajo del día a día.
A continuación haremos un repaso según el tipo de gestión por aquellas soluciones digitales más recomendables para un administrador, aunque primero revisaremos qué es un software de gestión para un AF.
Qué es un programa de administración de fincas
Un software de gestión es aquel que automatiza y digitaliza las tareas por módulos de modo que ayuda a establecer un control, definir unos procesos de trabajo y, sobre todo, ayuda a agilizar las labores. No obstante, debido a la variedad de estos programas cada uno puede ofrecer ventajas diferentes que se adaptan a las diferentes funciones que un Administrador de Fincas desarrolla durante su trabajo.
Por todo ello, es una herramienta imprescindible en la actualidad, puesto que facilita muchísimo las diferentes gestiones del profesional. El trabajo de contabilidad, la comunicación con los propietarios, con los proveedores y un largo etcétera. Así podríamos decir que esta herramienta es como la “mano derecha” del administrador de fincas.
Principales funciones del software de administración de fincas
Para que un software de administración de fincas sea efectivo, debe ayudarnos a optimizar las funciones más complejas de nuestro día a día. Como por ejemplo:
- La contabilidad: asociada a los movimientos de dinero. Tengamos en cuenta los servicios que se pagan en cada comunidad de propietarios que gestionamos. Si multiplicamos por cada vecino y por las diferentes cuotas, obtenemos una cantidad ingente de pagos y proveedores que necesitaremos controlar y supervisar con detalle cada mes. Para ello estos programas comparan presupuestos, calculan las cuotas, establecen plazos, configuran avisos etc.
- Convocatoria de Juntas y reuniones: Los programas ofrecen agendas de notificación y calendarios en los que los propietarios, presidentes y vecinos en general pueden interactuar para informar de su asistencia y llevar un seguimiento del orden del día y registro de las conclusiones extraídas en cada encuentro.
- Programas de facturación integrados, liquidación y balances comparativos: Así el administrador de fincas podrá obtener con un solo clic, informes y reportes con las facturas y balances de una o varias comunidades.
- Control y registro de incidencias: Esta función es básica a la hora de medir la calidad de nuestro servicio, ya que el tiempo de respuesta cuando surge un problema resulta determinante en estos casos para obtener la satisfacción de nuestros clientes. Contar con un software de administración de fincas que facilite la notificación de incidencias y la posterior comunicación con proveedores y clientes con agilidad y eficacia será determinante.
- Módulo CRM: Algunos softwares ofrecen este tipo de ventaja. El módulo CRM es un programa que gestiona las relaciones con los clientes, por ejemplo, mediante un sistema de mensajería instantánea.
- Gestor de morosidad: esta función realiza un seguimiento de los impagos para que llegado el día se pueda saber la cantidad de la deuda a reclamar.
Aunque existen más funciones, las que hemos adelantado son las más importantes para una gestión segura, eficaz y óptima.
Gestionar la contabilidad
Los software de gestión de contabilidad son muy importantes y útiles ya que ofrecen al AF la ventaja de poder controlar los diferentes movimientos de dinero con la privacidad que requiere la gestión de este tipo de datos y con la rigurosidad que el aspecto financiero requiere.
Gracias a estas herramientas de contabilidad online conseguiremos disminuir las probabilidades de error evitando el cálculo manual, simplificar el proceso de creación de reportes financieros, optimizar las tareas del equipo y en definitiva obtener agilidad en todos los procesos. Existen variedad de plataformas de contabilidad, en el siguiente post podrás conocer algunas con mayor detalle para escoger aquella que mejor se adecúe a tus necesidades.
Gestión de propietarios
Este tipo de software está especializado en gestionar los datos de los propietarios de fincas. En este sentido, destacaremos el software Fincaplus, experto en la gestión de los datos en las comunidades de propietarios. Este programa permite tener en la misma aplicación la información presupuestaria, la de los propietarios, la de las juntas así como los ejercicios de cuentas y más de modo que nos permite obtener una visión global de todas nuestras gestiones.
Administrar incidencias
Como ya sabemos se pueden generar gran cantidad de incidencias en una sola comunidad de propietarios, por este motivo, se hace necesario contar con un programa que nos ayude a gestionarlas con rapidez y transparencia. Adminet, un software especializado en el control de tareas con gestión de incidencias. Además, ofrece otras gestiones importantes como el control y mantenimiento y seguros de la comunidad.
Software financiero
Existen diversos software especializados en la gestión financiera para administradores de fincas entre los que podríamos destacar Artecofincas. Este programa te permite gestionar un gran volumen de comunidades de propietarios y por ende de sus cuentas. Además es capaz de centralizar todas las cuentas de los propietarios desde un mismo servidor por lo que se convierte en una opción recomendable.
CAFirma una solución completa para la administración de fincas
CAFirma es el compañero digital ideal para el Administrador de fincas ya que le acompaña en todo el proceso de optimización del trabajo. Entre sus soluciones ofrece el gestor de firma digital de documentación que permite agilizar las tareas administrativas y firmar toda clase de documentación como facturas, actas, contratos, recibos etc. en pocos segundos sin necesidad de imprimir, escanear y archivar papel siguiendo los métodos tradicionales que han quedado atrás.
Otra de sus ventajas es la plataforma de certificados que hace posible la centralización de todos los certificados digitales de las comunidades en un único punto, compartiendo su uso con empleados y permitiendo configurar los permisos de uso de cada uno de ellos. Además, el hecho de poder trabajar con el certificado digital en la nube habilita su acceso desde cualquier dispositivo móvil y desde cualquier lugar con Internet, contando con el registro de todos los movimientos a través de una auditoría que informa de quién, cuándo y para qué ha usado el certificado.
Finalmente, a través del gestor de notificaciones electrónicas de CAFirma muchos administradores están evitando recibir multas por desatender notificaciones. A partir de las Ley 39/2015, que obliga a las empresas a comunicarse electrónicamente con la Administración, es posible conectar con más de 9.000 sedes de diferentes organismos y centralizar las notificaciones en un único buzón para llevar un control en tiempo real de las mismas.
Además, CAFirma es la plataforma oficial del Consejo General de los Colegios de Administradores de Fincas de España creada en exclusiva para el AF colegiado que ofrece las máximas garantías legales.