La profesión del administrador de fincas es una de las más variadas y ricas en cuanto a formación se refiere, ya que el perfil del administrador puede provenir tanto de la rama de ciencias como contabilidad o administración, como de la parte de humanidades con estudios como derecho.
De la misma manera, en un sentido práctico, el administrador de fincas ha de ser polivalente para tener la capacidad de gestionar las innumerables necesidades que puede tener una comunidad de vecinos y que afectan de forma transversal a diferentes áreas.
Esta simbiosis conforma expertos ampliamente formados y con grandes habilidades como pueden ser altas dotes comunicativas, dotes comerciales, capacidad de adaptación, competencias digitales, etc.
Por tanto, en líneas generales podríamos decir que el administrador de fincas es aquel que se dedica al mantenimiento, gestión y mejora de los bienes inmuebles para los que es contratado. Su objetivo es asegurar la estabilidad y el crecimiento de las comunidades de vecinos para velar por el bienestar de las comunidades.
¿Qué es la gestión de comunidades de vecinos?
Como hemos avanzado, la figura del administrador de fincas ha de gestionar infinidad de trámites y tareas de diversa índole. A continuación, haremos un repaso para analizar el tipo de funciones y la carga de trabajo que puede suponer cada una de ellas para profundizar un poco más en lo que es la gestión de comunidades de vecinos.
Entre las principales funciones que realiza un administrador de fincas podemos encontrar la atención y resolución de incidencias. Esta es una de las áreas más valoradas por los clientes y que mayor atención despierta ya que se trata de un momento en el que mayor necesidad incipiente existe y, por tanto, mayor demanda y exigencia requiere.
Existen diversas variables que pueden generar incidencias en una comunidad de propietarios, la más común son las incidencias técnicas. Éstas se refieren por ejemplo a averías, siniestros, roturas, escapes, cortes de suministro etc.
En segunda posición, se encuentran los aspectos de índole financiera que se refieren a la administración y control de los pagos de cada vecino y puerta, el cálculo de las cuotas, la gestión de recibos, el calendario de pagos, la gestión de impagos etc.
Asociado a este punto destacamos las tareas legales ya que un administrador de fincas normalmente tendrá conocimientos mínimos sobre normativas y leyes que afecten a las comunidades de propietarios, así como sus derechos. Cabe destacar que conocerá casi a la perfección la Ley de Propiedad Horizontal y también sabrá redactar contratos con proveedores o terceros e incluso para la solicitud de ayudas, subvenciones o permisos de obra.
Finalmente, mencionaremos el aspecto de la gestión y atención al cliente que engloba muchas tareas y abarca un gran volumen del tiempo diario de trabajo de un administrador de fincas. En este punto es clave llevar a cabo una correcta gestión de la comunicación interna y externa con la definición de un calendario de convocatorias ordinarias y extraordinarias, así como disponer de canales de comunicación directa con los propietarios o presidentes, resolución de dudas, etc.
Claves para gestionar tu comunidad de vecinos
Gestionar una comunidad de vecinos no es una tarea fácil y, si le añadimos varias comunidades más, el trabajo se hace más complejo y requiere mayor atención y dedicación, por lo que será necesario contar con algunos trucos o consejos que nos permitan detectar aquellos puntos más sensibles a los que prestar especial atención para cumplir correctamente con nuestra labor como administradores de fincas cualificados. También conviene estar al tanto de algunos tips sobre cómo gestionar el tiempo de la mejor manera posible.
Entre los conflictos más frecuentes tendremos que tener en cuenta:
- La falta de información y comunicación: los vecinos suelen tener quejas de la desinformación por parte de la Administración y aquí será clave el papel del administrador como intermediario.
- Lidiar con múltiples vecinos y variedad de opiniones: que dificultan alcanzar un consenso en la toma de decisiones.
- La contabilidad: ya que normalmente los vecinos no suelen estar de acuerdo con las cuotas establecidas para sufragar los gastos comunes del servicio de limpieza, reparaciones o mejoras en el edificio.
Para ello, os compartimos algunos consejos y claves que pueden resultar de utilidad a la hora de anticiparse y prevenir estos efectos negativos en la gestión de las comunidades como pueden ser:
- Llevar desde el principio un control y monitorización: ya sea con ayuda de gestores digitales o plataformas que permiten un volcado de datos, un cálculo de cuotas y un seguimiento con notificaciones y alertas donde esté todo reflejado y actualizado y evite errores de contabilidad.
- Escoger siempre proveedores de confianza: aquellos con los que ya hayamos tenido relación, que sepamos cómo trabajan, sus tiempos etc. En estos casos es conveniente hacernos un listado por precios competitivos, capacidad de respuesta, ubicación etc. para que, en caso de que se produzca una incidencia, poder tener opciones ágiles y resolver el problema en el menor tiempo posible.
- Contar con herramientas digitales que nos ayuden a simplificar y optimizar nuestra burocracia del día como por ejemplo software de firma y certificado digital para firmar contratos, facturas, actas de reunión, albaranes etc. como puede ser el de CAFirma, o bien, apps para la comunicación directa con la Administración Pública.
El papel del administrador de fincas
Anteriormente comentábamos que las funciones de un administrador de fincas abarcan áreas de muy diversa índole. Tanto es así que se le pueden atribuir diferentes roles dentro de su área de acción:
- Gerente de la comunidad de vecinos, encargándose de supervisar y controlar a los proveedores, dirigir al personal empleado dentro del inmueble o realizar las gestiones necesarias para solucionar averías.
- Negociador, procurando pactar las mejores condiciones económicas y de servicios para la comunidad dedicando tiempo a la negociación con bancos, administraciones públicas y entidades como Hacienda y la Seguridad Social.
- Gestor de las comunidades de propietarios para las que trabaja.
- Secretario a la hora de controlar y ejecutar numerosas gestiones burocráticas, comunicaciones con los organismos públicos etc. Sus principales funciones son la custodia de los libros de actas de la Junta y la documentación relativa a la comunidad, la expedición de certificados sobre el estado de las deudas de la misma o los acuerdos de la Junta y la liquidación de las deudas de propietarios morosos.
- Contable siendo el responsable de preparar el plan de gastos previsibles y proponer los medios necesarios para afrontarlos, para después someterlo a la aprobación de la Junta de Propietarios. También es responsabilidad de estos profesionales realizar liquidaciones, efectuar pagos y cobros necesarios para llevar a cabo las obras acordadas por la Junta, o gestionar los cobros de recibos a inquilinos y propietarios, entre otras tareas.
- Mediador en numerosas ocasiones en reuniones de vecinos
- Asesor sobre cualquier tema que afecta a la comunidad a nivel de asesoría inmobiliaria, fiscal, económica, técnica o laboral entre otras.
Además, debemos tener en cuenta lo que marca la ley en este sentido a la hora de definir el papel del administrador de fincas y los requisitos que debe cumplir.
En este sentido, las obligaciones, derechos y funciones del administrador de fincas están recogidas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Según esta normativa, el administrador es el encargado de la gestión de patrimonios urbanos y rústicos, velando por el buen funcionamiento de los bienes inmuebles, sus instalaciones y servicios y llevando a cabo las acciones necesarias para garantizar su adecuada conservación y el cumplimiento de la legislación vigente en materia de seguridad, higiene y funcionamiento.
Softwares para la gestión de comunidades de vecinos
En los últimos años el sector de la administración de fincas ha experimentado un rápido avance en el proceso de transformación digital. Elemento clave que ha ayudado a modernizar los despachos, agilizar las gestiones y ser más competitivos.
Las nuevas plataformas de firma electrónica como la de CAFirma y otros softwares de gestión de documentación, etc. abren un amplio abanico de oportunidades para aportar un valor añadido frente a la competencia y, sobre todo, mejorar la experiencia del cliente.
Un software de gestión es aquel que automatiza y digitaliza las tareas por módulos de modo que ayuda a establecer un control, definir unos procesos de trabajo y, sobre todo, ayuda a agilizar las labores.
No obstante, debido a la variedad de estos programas cada uno puede ofrecer ventajas diferentes que se adaptan a las diferentes funciones que un Administrador de Fincas desarrolla durante su trabajo.
Por todo ello, es una herramienta imprescindible en la actualidad, puesto que facilita muchísimo las diferentes gestiones del profesional. El trabajo de contabilidad, la comunicación con los propietarios, con los proveedores etc.
Como ejemplos de softwares válidos para una correcta gestión de comunidades de vecinos podemos destacar: Fincaplus en la gestión integral de comunidades de propietarios, Adminet especializado en el control de tareas con gestión de incidencias. Además, ofrece otras gestiones importantes como el control y mantenimiento y seguros de la comunidad.Incluso existen algunos enfocados en la gestión financiera exclusivamente como Arteco Fincas entre otros.
Sin embargo, en el área de firma digital CAFirma es la plataforma perfecta siendo la herramienta oficial del Consejo de Colegios de Administradores de Fincas de España creada en exclusiva para el administrador de fincas colegiado.
