La gestión del tiempo se ha convertido en uno de los dolores de cabeza más comunes con el que cualquier persona convivimos cada día. El ritmo de vida que llevamos es muy elevado y estresante.
La implementación de la tecnología nos obliga a estar conectados permanentemente, a interactuar y dar respuesta casi instantánea. Esto sumado a nuestro trabajo, casa, entorno etc. pueden sumirnos en una rueda sin control que llegue incluso a afectar a nuestra salud mental y física.
En el caso de los administradores de fincas es la pregunta del millón, ¿cómo gestionas el tiempo en tu despacho? Este aspecto resulta clave porque de ello dependerá la eficiencia de nuestro trabajo y, por tanto, el éxito del negocio.
A continuación, haremos un repaso para saber qué es la gestión del tiempo, los beneficios de contar con una buena organización y algunos consejos sobre cómo mejorar la gestión del tiempo.
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo es una habilidad directiva que consiste en la organización, distribución y desarrollo de tareas y proyectos de la forma más eficaz para lograr mantener y mejorar la productividad en nuestro negocio.
Optimizar y administrar correctamente las 24h de cada día es un gran reto para muchos autónomos, entre ellos, los administradores de fincas ya que, a pesar de que hay muchas tareas que se pueden subcontratar resulta muy difícil tener tiempo para llegar a todo.
Las tareas de un administrador de fincas son múltiples teniendo en cuenta que conlleva la gestión de asuntos financieros, legales y técnicos, entre muchos otros. Por todo ello, resulta vital una adecuada planificación en el trabajo.
Los beneficios de la gestión del tiempo
El uso eficiente del tiempo es de vital importancia no solo porque es uno de los pilares que medirá la productividad de nuestro negocio, si no también porque nos ayuda a mejorar, nos inspira, nos reta y nos hace sentir realizados. Es un aspecto transversal que debemos gestionar tanto en nuestra vida personal como en la profesional.
En este caso, nos centraremos en las ventajas que nos puede aportar la gestión del tiempo en el ámbito profesional de un administrador de fincas. Si nos adentramos en un día cualquiera de un administrador que, por ejemplo, ha de gestionar 10 comunidades al mismo tiempo, se le puede juntar la resolución de una incidencia que acaban de notificar unos propietarios, con una solicitud de permiso de obras que necesita tramitar cuanto antes para iniciar una rehabilitación de fachada y la convocatoria de una junta extraordinaria para decidir qué hacer con unos recibos impagados.
Para saber por dónde empezar, lo ideal es clasificar las tareas por objetivos u orden de prioridad e ir gestionando desde lo más sencillo o rápido a lo más complejo que quizás requiera de un seguimiento. Entre los beneficios y ventajas de hacer esta planificación del tiempo iremos notando los siguientes:
- Plantearse objetivos nos ayuda a organizarnos, sentirnos realizados una vez están cumplidos y motivarnos a lograr otros nuevos.
- Esto nos llevará a obtener una mejora de nuestra productividad y rendimiento.
- Optimizar el volumen de tareas y mejorar los ritmos de trabajo.
- Esto se traducirá en una reducción de costes en la organización y un aumento de nuestra competitividad.
- Reduce y/o elimina nuestro estrés.
- Equilibra nuestra mente y cuerpo.
La importancia de la gestión del tiempo para un administrador de fincas
Como ya hemos mencionado anteriormente, en el contexto en el que vivimos actualmente donde todo se desarrolla a una velocidad vertiginosa, el tiempo se ha convertido en un recurso escaso y por ende muy valioso.
Los administradores de fincas, por la implicación que conlleva su trabajo, han de realizar una atención casi personalizada para atender las necesidades particulares de cada comunidad.
Incluso, en ocasiones, han de trabajar 24/7 para dar respuesta a las peticiones e imprevistos. En este sentido, una adecuada gestión del tiempo será casi un imperativo para este colectivo.
De aquí que sea imprescindible adoptar una serie de medidas y clasificar nuestras tareas de modo que nos ayuden a economizar nuestros esfuerzos a la par que proporcionar una satisfacción en el servicio que prestamos.
Esto se traducirá en un buen servicio y una agradable experiencia para nuestros clientes que nos llevará a volver a ser elegidos para prestar nuestros servicios como administradores de fincas.
En el siguiente punto pasaremos a enumerar algunas de las acciones que podemos implementar para mejorar la gestión del tiempo y evitar esas distracciones innecesarias o interrupciones que pueden ser nuestro mayor enemigo para ser más eficientes en nuestro día a día.
Cómo mejorar mi gestión del tiempo
Es el momento de ponernos manos a la obra. En las siguientes líneas te compartimos 5 consejos que nos ayudarán a mejorar la gestión del tiempo en la administración de comunidades de vecinos.
- Definir unos objetivos claros: planificar por escrito nuestros objetivos y clasificarlos en el corto y largo plazo nos ayudará a organizarnos cada jornada y a que no se nos olvide nada.
- Priorizar las tareas más sencillas: para empezar bien el día lo ideal es comenzar realizando las actividades que son más ágiles. Quizás se trate de enviar un email a un proveedor o de hacer una simple llamada telefónica. Esto nos ayudará a ir tachando tareas de nuestra lista y, a la vez, nos motivará.
- Establecer reglas para la gestión de emails: el email puede ser un enemigo peligroso que frene nuestra productividad. Lo ideal es abrirlo en unas franjas de tiempo determinadas.
- Limitar las interrupciones y trabajar en un espacio adecuado: este consejo va enfocado en aislarnos y para reservar un momento para nosotros, sin interrupciones de teléfono, email y en un espacio con luz y que favorezca nuestra concreción.
- Contar con algunas pausas de descanso: ideal para respirar, retomar fuerzas e inspiración.
En CAFirma estamos especializados en la simplificación de los trámites y la automatización de procesos de firma electrónica. Estas tediosas gestiones burocráticas se han convertido actualmente en los “ladrones del tiempo” de los administradores de fincas que debemos evitar.
Diariamente se nos acumulan montones de documentos por firmar, trámites por realizar e incluso notificaciones por atender. A veces tendemos a dejar estas tareas para el final y nos juntamos con un volumen tremendo de documentación para firmar.
Gracias a la digitalización ya son muchos los administradores de fincas que han descubierto en la tecnología un gran aliado para la gestión del tiempo. El software de firma electrónica y notificaciones como el de CAFirma nos ayudará a reducir casi en un 100% la gestión de documentación y control de notificaciones electrónicas.
El gestor de firmas electrónicas y certificados digitales de CAFirma nos va a permitir centralizar todos los certificados de nuestras comunidades en un único punto. Esto es un punto a favor, ya que la pérdida y descontrol de los mismos suele ser un problema muy común entre los administradores.
Esta solución digital nos ayudará a agilizar las gestiones de firma de documentación, además de proporcionarnos la emisión de nuevos certificados digitales en tan solo 24 horas, control de uso y permisos de cada uno de ellos.
Además, como comentábamos, esta plataforma también ofrece el servicio de gestión de notificaciones electrónicas con la Administración Pública que centraliza en un mismo buzón todas ellas y sincroniza con más de 9.000 sedes de diferentes organismos. Una herramienta muy útil que nos ayuda a controlar y atender las notificaciones en tiempo real evitando así la imposición de sanciones y multas, otro de los problemas más perjudiciales que están sufriendo los administradores.
Por tanto, si eres un Administrador colegiado y quieres conocer los beneficios de estas herramientas puedes informarte aquí para estar al día de todos los beneficios y servicios que la plataforma oficial del CGCAFE nos brinda.