Entre las dudas más comunes a la hora de ejercer como administrador de fincas siempre surgen las mismas preguntas, ¿tengo que colegiarme? ¿de qué me servirá estar colegiado?
Según los datos más recientes de este año, actualmente en España existen un total de 52 colegios de administradores de fincas en todo el territorio nacional. Normalmente suele existir uno en cada ciudad que controla y regula la actividad de estos profesionales.
Actualmente, el sector de la administración de fincas es uno de los que está experimentando una mayor modernización con la incorporación de la tecnología. Muchos de ellos, han comenzado a trabajar con plataformas digitales de firma electrónica como la de CAFirma que ya ha ayudado a miles de profesionales a ser más competitivos, aportar un valor diferencial y, sobre todo, a mejorar la experiencia del cliente.
El certificado digital es otra de las herramientas de identidad digital más populares entre los administradores de fincas ya que les permite acceder a las sedes de distintos organismos públicos para gestionar los trámites de sus comunidades de forma ágil y segura. En este sentido, existen diversos tipos de certificados que puedes conocer aquí si quieres conocer los más utilizados por los administradores de fincas.
¿Qué estudios tiene un administrador de fincas colegiado?
Para ser administrador de fincas existen diferentes ramas que engloban estos perfiles tan polivalentes y multidisciplinares entre ellas algunas como el Derecho, Económicas, Arquitectura, Relaciones Laborales o Administración de Empresas. Incluso también algunas ingenierías están estrechamente ligadas a esta profesión.
No obstante, además de las titulaciones habilitantes, actualmente existe el título propio de Administrador de Fincas con una duración de 3 años. Este título se realiza a través del plan de estudios de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas que está autorizado por el Ministerio de Fomento. Cabe tener en cuenta que todas las titulaciones habilitantes que ofrecen los diferentes colegios de ámbito territorial, deben estar aprobadas por el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE).
En el caso de querer ejercer como colegiado, las titulaciones habilitantes son más numerosas. En este sentido, dependerá de cada colegio la titulación que le habilite para colegiarse como administrador de fincas. Por ello, es interesante poder informarse previamente con el colegio correspondiente a la ciudad donde se vaya a desempeñar la actividad laboral.
¿Qué es un administrador de fincas colegiado?
Los profesionales de la gestión de fincas tienen la posibilidad de elegir si colegiarse o no. A día de hoy, no existe una ley estatal que obligue a estar colegiado, sin embargo es la opción más recomendable.
En cuanto a la figura de un administrador de fincas, podríamos decir que es el experto que se dedica a la conservación, gestión y mejora del rendimiento de los bienes inmuebles para los que es contratado. En resumidas cuentas podríamos decir que su principal cometido es velar por el mantenimiento y el correcto funcionamiento de cada comunidad de vecinos.
Entre las principales funciones que realiza un administrador de fincas podemos destacar las relativas a los asuntos financieros de las propiedades en el sentido de administrar y controlar la gestión de pagos, cuotas etc. Por otro lado, la atención y resolución de incidencias en cuanto a aspectos técnicos se refiere. Este es uno de los puntos que mayor volumen y horas de dedicación suelen implicar por los imprevistos, las averías, los cortes de suministro etc.
Otro de los asuntos que ocupan a un administrador de fincas son las tareas legales para la parte que concierne a la gestión de documentación, elaboración de contratos con proveedores, cumplimiento normativo, actualización de leyes, solicitud de permisos, etc.
La comunicación también es un aspecto esencial en la gestión de comunidades ya que la convocatoria de reuniones tanto ordinarias como extraordinarias es muy habitual, además del envío de circulares, escritos, atención a los propietarios, resolución de dudas etc.
Finalmente, el control periódico de las instalaciones, revisiones del ascensor, de la caldera y otros suministros son de vital importancia.
¿Qué beneficios tiene colegiarse?
Sin duda la mejor opción es colegiarse ya que otorga unos beneficios y un respaldo que ofrece cada colegio en cuestión. Podemos decir que estar suscrito al colegio es una garantía deontológica y ética para ejercer la profesión.
Entre los beneficios más destacables podemos encontrar:
- El seguro de responsabilidad civil que ampara el trabajo del administrador de fincas.
- El seguro de caución para resolver cualquier controversia económica
- La parte formativa muy demandada y útil para ampliar sus conocimientos, complementar la formación, refrescar ideas y permanecer al día en novedades formativas, como por ejemplo los webinars gratuitos y exclusivos para AF colegiados de CAFirma.
- Contar con los servicios de mediación y arbitraje de garantías para la resolución de conflictos
- Recibir un asesoramiento fiscal, laboral, jurídico e incluso arquitectónico en algunos casos.
¿Qué responsabilidad tienen los Administradores de Fincas?
En general el administrador de fincas es el responsable del correcto funcionamiento y mantenimiento de las comunidades que gestiona entre su cartera de clientes. Entre sus principales funciones encontramos:
- Adoptar las medidas convenientes y hacer los actos necesarios para conservar los bienes y el funcionamiento correcto de los servicios de la comunidad.
- Velar por que los propietarios cumplan las obligaciones.
- Preparar las cuentas anuales del ejercicio precedente y el presupuesto.
- Ejecutar los acuerdos de la junta de propietarios y efectuar los cobros y pagos que correspondan.
- Decidir la ejecución de las obras de conservación y reparación de carácter urgente, de todo lo cual debe dar cuenta inmediatamente a la presidencia.
- Pagar, con autorización de la presidencia, los gastos de carácter urgente que pueden correr a cargo del fondo de reserva.
¿Cómo se puede hacer una reclamación o denunciar a un administrador de fincas?
Este es un claro ejemplo de los beneficios que obtenemos cuando nos colegiamos como administradores. En el supuesto de que surja algún problema o discrepancia con una comunidad o cliente, el Colegio será el órgano intermediario entre las partes.
Cuando surgen diferencias entre un Administrador de Fincas Colegiado y la comunidad, el Colegio otorga su amparo no sólo al mismo, sino a los administrados, que podrán elevar su queja y conseguir una eficaz solución a través del amparo y mediación del Colegio.
En la mayoría de colegios de administradores de fincas, los clientes que trabajan con los profesionales colegiados disponen de un servicio de atención. Este servicio se ha creado con el objetivo de facilitar un canal de tramitación de quejas y reclamaciones referidas a la actividad colegial o profesional.
Cada colegio en su caso, tramitará y resolverá la queja o reclamación según proceda: bien informando sobre el sistema extrajudicial de resolución de conflictos, bien remitiendo el expediente a los órganos colegiales competentes para instruir los oportunos expedientes informativos o disciplinarios, bien archivando o bien adoptando cualquier otra decisión conforme a derecho.
¿Qué hacer ante mala praxis del administrador de fincas?
Cuando el consumidor o usuario tenga que interponer una queja o reclamación por mala praxis deberá de tener en cuenta lo siguiente para el trámite de reclamaciones:
1º. Podrá presentarse escrito relatando los hechos objeto de reclamación, y acompañando copia de la documentación que sirva de base a dicha reclamación.
2º. Para que pueda darse curso a la reclamación, deberá constar en la misma, los datos, tanto del reclamante (nombre, apellidos y dirección a efectos de notificaciones) como del reclamado (Administrador de Fincas colegiado), informándose previamente de nombre y apellidos, así como de su condición de colegiado en esta Corporación. Sin los datos precisos no se procederá a tramitación alguna, archivándose la misma.
3º. Descripción clara de los hechos objeto de la reclamación. La descripción es conveniente que sea clara, breve y concisa, haciendo referencia a hechos únicamente relacionados con la reclamación al Colegiado/Colegio y a la documentación aportada como base a la reclamación.
En la web del colegio en concreto, suele disponerse de un apartado de búsqueda de colegiados que le permite cerciorarse acerca de si el Administrador de su comunidad está colegiado en la corporación. Asimismo puede llamar por teléfono al colegio y efectuar dicha consulta.
¿Si mi Administrador no está colegiado, se me atiende la reclamación?
En la mayoría de los casos, cuando un colegio recibe una queja o reclamación a través de los canales habilitados para tal fin, se realiza un estudio de toda la información presentada.
En el caso de que el administrador no sea colegiado, se procede a informar a los interesados sobre la imposibilidad de atender dicha reclamación por estar fuera de su jurisdicción. Dado que no revisten la condición de colegiados, no dispone como consecuencia, del amparo, garantías y asistencia que el colegio en cuestión presta a sus miembros y a los administrados de estos, ante cualquier circunstancia anómala en el proceder de sus Administradores, en ejercicio de sus funciones como profesionales, al servicio de las Comunidades de Propietarios.
¿Cómo saber si una persona está colegiada como administrador de fincas?
Existen diversas maneras de saber si nuestro administrador de fincas está colegiado. Entre ellas te podemos recomendar algunas como consultar el número de colegiado en la página web del administrador de fincas, en el caso del Colegio de Madrid disponen de un apartado específico para estas consultas, por ejemplo. También es posible consultarlo en los documentos de presupuestos, o bien, en la información de su despacho de administración de fincas.
