Como ya sabemos, dentro de las diferentes funciones que un administrador de fincas puede abarcar, la contabilidad en las comunidades de propietarios es una de ellas. En concreto, quizás podríamos decir que es una de las más importantes, y también, de las que suele traer más dolores de cabeza.
En el siguiente post trataremos de mostrar cómo llevar una correcta contabilidad conociendo las obligaciones contables, quién está obligado a participar en la contabilidad, cuáles son los mejores programas de contabilidad, etc. También revisaremos los libros de cuentas de las comunidades de propietarios y, por último, analizaremos cuándo debe rendir cuentas sobre esta contabilidad un administrador de fincas.
¿Cuáles son las obligaciones contables en una Comunidad de Propietarios?
La legislación española obliga a toda empresa a presentar sus cuentas anualmente, sin embargo, las comunidades de propietarios no tienen personalidad jurídica propia, esto significa que, de momento, no tienen obligación de presentar dichas cuentas.
No obstante, el que no estén obligadas a presentar las cuentas anuales ante el registro mercantil, no quiere decir que no sea recomendable llevar las cuentas en perfecto estado de revista. Este aspecto nos permite inferir en la primera obligación contable, en la que todos los propietarios tienen derecho de conocer el estado de las cuentas de la comunidad para estar al tanto del balance de ingresos y gastos.
Otra de las obligaciones contables es la que permite al presidente de dicha comunidad ser la persona autorizada en la cuenta corriente de la entidad bancaria respectiva. De este modo, cuando se produzca el relevo de la presidencia, que suele ser con carácter anual, tanto el presidente entrante como el saliente deberán acudir al banco y cambiar el nombre por el del presidente entrante que será la persona autorizada en dicha cuenta bancaria.
También cabe destacar que, de la unión de las anteriores obligaciones contables, nace una nueva en la que todos los propietarios tienen derecho a solicitar al presidente la información sobre el estado de las cuentas. Éste, a su vez, tiene la obligación de proporcionarla, por el contrario, ningún propietario podrá recibir información contable directamente de la entidad bancaria.
Por último, es importante señalar que la comunidad no tiene la obligación de hacer coincidir el año contable con el año natural.
¿Cómo se lleva la contabilidad en una Comunidad de Propietarios?
En los últimos años, gracias a la transformación digital y la modernización de los procesos que están experimentando los despachos y administradores de fincas, existen programas de contabilidad para administradores de fincas. Este tipo de herramientas facilitan enormemente las tareas contables y de administración, permitiendo llevar un control de pagos, estableciendo unos prorrateos y cálculos de cuotas entre otras funciones.
Por tanto, hoy en día se hace imprescindible contar con este tipo de programas que simplifican estas tareas, agilizan los trámites y además nos permiten tener un cómputo global del estado de cada una de nuestras comunidades de propietarios de un solo vistazo.
Además, gracias a soluciones de firma electrónica como CAFirma es posible optimizar al 100% los trámites permitiendo así realizar pagos y transacciones seguras.
En este punto es realmente importante comentar la selección del método de firma electrónica que vayamos a utilizar ya que firmar con firma avanzada, o bien, con certificado digital será el modo más seguro. A través del certificado digital de CAFirma es posible trabajar en la nube con plena seguridad y firmar desde cualquier dispositivo móvil, contando con una auditoría de quién, cuándo y para qué ha usado el certificado.
No obstante haremos un repaso de algunas nociones básicas para gestionar la contabilidad.
En primer lugar, es recomendable realizar un Plan General Contable. Se trata de generar una plantilla en la que figuren los gastos, ingresos, cuentas con gastos especiales, extras a tener en cuenta, derramas y otros campos de interés para obtener una visión global. Como ya hemos dicho, cada año debemos cerrar el periodo contable, esto significa que una vez cerrado el periodo contable anual, ya no podrá modificarse. Por eso es importante llevar una supervisión mensual e ir controlando cada uno de los pagos etc.
Por otro lado, debemos tener en cuenta que cada ejercicio contable tendrá un Libro Diario distinto lleno de asientos contables. Por regla general tendremos 3 asientos contables especiales en cada uno de estos ejercicios:
- Asiento de apertura
- Asiento de cierre
- Asiento de regularización
El asiento de apertura mostrará la situación de todas las cuentas contables e indicará el saldo en cada una de ellas.
El asiento de cierre es el que se genera automáticamente después de cada cierre del periodo de ejercicio contable, es decir, un año. Por tanto, cada año se generará un asiento de cierre.
El asiento de regularización, como su nombre indica, regula todas las cuentas de gastos e ingresos para dejarlas a cero. De ese modo se podrá comenzar cada ejercicio sin tener que arrastrar datos de ejercicios anteriores.
¿Quién está obligado a participar?
La participación en la contabilidad podemos decir que es tripartita. Esto quiere decir que, por un lado, el presidente debe participar en la contabilidad de la forma específica que hemos mencionado anteriormente. Sin embargo, la legislación nos indica que existe otro participante, así la ley de Propiedad Horizontal indica lo siguiente:
- Artículo 14 que trata sobre las obligaciones de la Junta de Propietarios: “aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes”.
Así pues, la Junta de Propietarios también viene obligada a participar en la contabilidad, pero a mayor abundamiento:
- Artículo 16: “1. La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.”.
Por tanto, no cabe duda de que además del presidente, la Junta de Propietarios también está obligada a participar en la contabilidad.
Por último, aunque la obligación puede ser discutida, tenemos la figura del administrador de fincas. Si la comunidad de Propietarios se gestiona por un administrador, éste también vendrá obligado a participar en la contabilidad, pues será quien gestione la contabilidad de dicha comunidad.
Libro de Cuentas de una Comunidad de Propietarios
El libro de cuentas viene a ser el almacén de todos aquellos asientos registrales que hemos mencionado anteriormente. Además, el libro de cuentas tiene como función principal resumir todas las operaciones de una comunidad de propietarios, esto es:
- Gastos como, por ejemplo, pagos de obras, mantenimiento, suministros etcétera.
- Gastos imprevistos, gasto por derrama para la instalación de ascensor para eliminar las barreras arquitectónicas.
- Control de las cuotas pagadas por los vecinos.
Los libros de cuentas deben presentarse a la Junta para que sean aprobados, si bien, la Junta debe recibir el libro con antelación al día de celebración de la Junta para que se puedan verlo con detalle y detenimiento.
Por tanto, podemos decir que el Libro de Cuentas es el elemento fundamental para que se pueda dar una buena gestión de la contabilidad en la Comunidad de Propietarios.
¿Cuándo tienen que rendir cuentas los Administradores de Fincas?
En términos generales la rendición de cuentas de un administrador viene dada por la legislación, es decir, es un mandatario y se rige por estipulado en el Código Civil, dicho lo cual, el legislador indica:
Artículo 1.718 Código Civil: ” El mandatario queda obligado por la aceptación a cumplir el mandato, y responde de los daños y perjuicios que, de no ejecutarlo, se ocasionen al mandante.”
Artículo 1.720 del Código Civil: ” Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al segundo.”
Pero como ya hemos indicado, esta responsabilidad es a nivel general. Lo que nos importa ahora es conocer su responsabilidad a nivel contable. En este sentido debemos señalar la obligación del administrador de fincas de devolver la contabilidad y los libros de actas cuando fuese requerido por la comunidad de propietarios.
Así pues, cuando la comunidad de propietarios solicita la entrega de la devolución de la contabilidad, el administrador está obligado a devolver la contabilidad, los libros de actas y la documentación que se le requiera tras el cese de su cargo, ya que forma parte de su deber de dar cuenta de las operaciones.
Como ya hemos visto, la legislación nos indica las obligaciones del mandatario y la responsabilidad de su incumplimiento. Sin embargo, no se indica qué obligación específica debe cumplir un administrador de fincas para con su comunidad.
Es por ello que ha sido mediante la jurisprudencia donde se ha indicado esta obligación, es obligado citar las siguientes sentencias en las que se establecen la obligación del Administrador de fincas de devolver la contabilidad y demás documentación:
- Sentencia de la AP Cádiz (Sección 2ª) de 19 octubre 2010.
- Sentencia de la AP Madrid (Sección 13ª) de 24 febrero 2012
- Sentencia AP Coruña (Sección 1ª) de 17 octubre 2001
En definitiva, si el administrador de la comunidad es cesado por la Junta de propietarios no puede oponerse a entregar la documentación de la comunidad, incluso aunque le parezca que el acuerdode cese tiene defectos. Dicho lo anterior, a quien debe entregar dicha documentación es al presidente de la comunidad, no a cualquier otro vecino.
